隨著計算機和網絡技術在政府辦公中的廣泛應用，有許多信息可以通過電子信息通道進行傳遞。但對于一些機要文件和物件，其具有高度保密性的要求，無法通過網絡直接傳輸，而必須以實物的方式進行傳遞、處理和保存。為了處理這類問題，智能文件柜也逐漸出(chu)現在(zai)人們(men)的視(shi)野(ye)之中(zhong)。
另一方面，在(zai)傳統(tong)(tong)的(de)辦(ban)公自動化系(xi)統(tong)(tong)中，需要(yao)分發(fa)交換的(de)文(wen)件和文(wen)件相對(dui)應(ying)的(de)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)信息是脫節的(de)，經(jing)(jing)常出現文(wen)件的(de)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)信息已經(jing)(jing)發(fa)到(dao)領導的(de)電(dian)(dian)(dian)(dian)腦上而紙(zhi)質文(wen)件卻(que)沒有到(dao)達(da)；或者是領導已經(jing)(jing)在(zai)紙(zhi)質文(wen)件上進行了(le)批閱，秘書還要(yao)重新(xin)錄入電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)系(xi)統(tong)(tong)。使紙(zhi)質公文(wen)與電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)公文(wen)形成“兩層皮”現象，智能文(wen)件柜的(de)出現有效地解決了(le)這一類問題。
智能文件柜的現(xian)實意義包含：
1、智能文(wen)件(jian)柜的(de)文(wen)件(jian)交(jiao)換過程改變了人(ren)(ren)與(yu)人(ren)(ren)直接(jie)交(jiao)互模式，以智能文(wen)件(jian)交(jiao)換柜為(wei)載體，實(shi)現(xian)24小(xiao)時文(wen)件(jian)交(jiao)接(jie)，節(jie)省了大(da)量的(de)人(ren)(ren)力和(he)時間；
2、智(zhi)能文件(jian)柜解(jie)決了信(xin)息(xi)流(liu)與物流(liu)的(de)(de)信(xin)息(xi)連接，可以對每一份(fen)文件(jian)進(jin)行計算機自動追蹤，真正地實現(xian)了文件(jian)信(xin)件(jian)處理的(de)(de)自動化(hua)管(guan)理；
3、智能文(wen)(wen)件(jian)柜對于文(wen)(wen)件(jian)流轉信(xin)息登記的準確性、文(wen)(wen)件(jian)處(chu)理的安全可靠性都大大提(ti)高；
4、智能文(wen)件(jian)柜系(xi)統可完(wan)整保(bao)留存取人存取文(wen)件(jian)的(de)(de)(de)信(xin)息，規避了文(wen)件(jian)遺失(shi)的(de)(de)(de)可能、減(jian)少(shao)文(wen)件(jian)轉交延(yan)期問題(ti)和文(wen)件(jian)使用難以追蹤(zong)、難以查找及日常梳理的(de)(de)(de)問題(ti)，切實提高了辦公的(de)(de)(de)工作效率(lv)。
